Apostille to międzynarodowa forma uwierzytelnienia dokumentów, która pozwala na ich legalne wykorzystanie w innych krajach należących do Konwencji Haskiej z 1961 roku, np. w Polsce.
Jest to specjalna pieczęć, która potwierdza autentyczność podpisu, pieczęci lub urzędowego stempla na danym dokumencie.
Przeczytaj także: Notariusz w Danii – co warto wiedzieć?
Kiedy potrzebujesz apostille?
Apostille jest wymagane, jeśli masz dokumenty wydane lub poświadczone w Danii i chcesz je wykorzystać w Polsce lub innym kraju konwencyjnym.
Może to dotyczyć takich dokumentów jak:
- akty stanu cywilnego
- akt urodzenia, małżeństwa, zgonu
- dokumenty sądowe – np. wyroki sądowe, postanowienia
- zaświadczenia policyjne – np. zaświadczenie o niekaralności (straffeattest)
- dokumenty edukacyjne – dyplomy, certyfikaty, świadectwa
- dokumenty notarialne – pełnomocnictwa, umowy, testamenty
Jeśli kraj, w którym chcesz używać dokumentu, nie jest sygnatariuszem Konwencji Haskiej, konieczna będzie pełna legalizacja dokumentu, co wymaga dodatkowych kroków, np. uwierzytelnienia w ambasadzie.
Zobacz także: Poświadczenie podpisu w Danii
Jak uzyskać apostille w Danii?
W Danii Udenrigsministeriet (Ministerstwo Spraw Zagranicznych) jest odpowiedzialne za wydawanie apostille. W niektórych przypadkach pomocą w uzyskaniu apostille zajmuje się notariusz.
Sprawdzenie kwalifikacji dokumentu
Przed rozpoczęciem procesu upewnij się, że Twój dokument:
- Jest wydany lub poświadczony przez duńską instytucję rządową, notariusza lub inną upoważnioną jednostkę.
- Jest oryginalny lub notarialnie potwierdzoną kopią.
- Nie wymaga dodatkowej legalizacji (dotyczy dokumentów do krajów spoza Konwencji Haskiej).
Wybór sposobu składania wniosku
Masz dwie możliwości uzyskania apostille:
Osobiście – możesz odwiedzić Legaliseringskontoret w Kopenhadze. W wielu przypadkach dokument może być uwierzytelniony tego samego dnia.
Pocztą – jeśli nie możesz osobiście udać się do ministerstwa, możesz wysłać dokumenty. Pamiętaj, aby dołączyć zaadresowaną kopertę zwrotną oraz potwierdzenie opłaty.
Koszt i czas oczekiwania
Opłata za jedno uwierzytelnienie apostille wynosi 235 DKK (2025).
Czas realizacji:
osobiście – często tego samego dnia. Pocztą – około 1–2 tygodni (w zależności od ilości zgłoszeń).
Dane kontaktowe i adres do wysyłki
Adres: Udenrigsministeriets Legaliseringskontor Asiatisk Plads 2, 1448 København K, Dania
Telefon: +45 33 92 11 12
E-mail: legalisation@um.dk
Strona internetowa: Udenrigsministeriet – Legalisation
Apostille dla dokumentów cyfrowych
Jeśli Twój dokument został wydany elektronicznie i posiada certyfikowaną podpisaną cyfrowo wersję (np. dokumenty pobrane przez Digital Post), możliwe jest uzyskanie E-apostille. Proces ten wygląda następująco:
- Wykonaj zakup usługi w sklepie online Udenrigsministeriet
- Dokumenty z certyfikowaną sygnaturą cyfrową mogą być wysłane online i otrzymać E-apostille.
- Dokumenty bez cyfrowego podpisu muszą być wydrukowane i wysłane pocztą do legalizacji.
E-apostille może nie być honorowana przez wszystkie instytucje – warto wcześniej upewnić się, czy kraj docelowy akceptuje cyfrowe uwierzytelnienia.
Przeczytaj także: Jak zrobić apostille w Danii? – przewodnik
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę zalegalizować dokument przez pełnomocnika?
Tak, inna osoba może złożyć wniosek i odebrać dokument w Twoim imieniu.
Jak uiścić opłatę, jeśli wysyłam dokumenty pocztą?
Opłatę należy uiścić w sklepie online Udenrigsministeriet i dołączyć potwierdzenie zapłaty do wysyłanych dokumentów.
Co jeśli mój dokument nie kwalifikuje się do apostille?
W takim przypadku konieczna będzie pełna legalizacja, obejmująca Ministerstwo Spraw Zagranicznych Danii (Udenrigsministeriet) oraz ambasadę kraju docelowego.